bigboxcorpo
Outbound automatizado

Un sistema de prospección que trabaja por nosotros

Una explicación directa de cómo Bigbox Corpo genera contactos comerciales nuevos en los 5 países donde operamos: qué es, cómo funciona y por qué cambia las reglas del equipo comercial.

Empecemos por lo básico

¿Qué es esto, en una frase?

Desarrollamos un sistema de prospección ad hoc que trabaja 24/7: busca empresas que podrían ser clientes de Bigbox Corpo, identifica a la persona que toma las decisiones adentro de cada una, le escribe un mensaje personalizado y se lo envía a su mail.

Por qué hace falta

Lo que hacíamos antes vs lo que hacemos ahora

Cada ejecutivo trabaja sus contactos y cuentas asignadas, y suma a eso prospección propia cuando puede. Es valioso, pero la prospección manual no escala y es difícil de seguir: depende del tiempo y la memoria de cada uno.

Antes
Prospección artesanal de cada ejecutivo
  • Cada uno suma prospección a sus cuentas asignadas cuando tiene tiempo
  • Las listas se arman a mano, una por una
  • El seguimiento depende de la memoria y la agenda de cada ejecutivo
  • El volumen y la calidad varían persona a persona
  • Difícil de medir, difícil de mejorar de forma sistemática
Ahora
Un sistema que trabaja para todo el equipo
  • El sistema arma la lista solo, todos los días, en los 5 países
  • Cada mensaje habla específicamente de esa empresa
  • El seguimiento es automático: 4 mails durante 2 semanas
  • Volumen constante y predecible cada semana
  • Todo queda medido y se puede mejorar con datos reales
El proceso

De la base de datos al inbox del cliente, en 13 etapas

El proceso se agrupa en tres fases: sourcing y dedupe (donde se arma la lista de empresas y contactos), personalización (donde se investiga y se escribe el mensaje, con doble revisión humana en el medio), y activación (donde el contacto entra al sistema comercial).

Fase 1
Sourcing & Dedupe
Apollo + cruce con HubSpot
1
Sourcing
Apollo busca candidatos según spec: área × industria × tamaño × matriz de seniority. 17 industrias activas en AR Marketing.
$0 / contacto
2
Enrichment
Apollo revela email + LinkedIn + firmográficos completos (revenue, headcount, industria refinada).
~$0 plan actual
3
Dedupe
Cruza candidatos contra HubSpot. Marca cada contacto como new, enrich o existing para no pisar relaciones.
$0 / contacto
4
Carga a Review Queue
Escribe filas al Google Sheet de Argentina con columna decision vacía, lista para revisión humana.
$0 / contacto
Fase 2
Personalización
Research + copy 1:1 con LLM
5
Review humana
Una persona del equipo marca Aprobar / Rechazar / Skip + motivo. Único punto de contacto humano. Checkpoint de calidad innegociable.
~4hs / semana
6
Research signals
Extrae señales del perfil (posts LinkedIn) y empresa (news Vibe, vacantes Apollo) para personalizar el copy. Si no hay signals → flag low_personalization.
~$0,10 / contacto
7
Copy generation
Claude Haiku genera 4 emails personalizados con hooks reales. CTA = respuesta directa, sin links de calendario. Reglas en skill cold-email v2.0.0.
~$0,02 / contacto
8
Review humana del copy
Una persona del equipo revisa los 4 emails generados antes del envío. Valida tono, personalización real y coherencia con la propuesta. Segunda y última instancia humana antes de salir al inbox.
incluido en review semanal
Fase 3
Activación
HubSpot, secuencia y handoff
9
Sync HubSpot
Crea contact + company con tags + owner por round robin. Si la empresa ya tiene owner, lo respeta. estadio_del_lead queda vacío hasta que haya reply.
$0 / contacto
10
Sequence enrollment
HubSpot Sequence D0 / D3 / D7 / D14 con Send as contact owner. Cada email sale del inbox del ejecutivo asignado. Máx 30/día por inbox.
$0 / contacto
11
Handoff a ventas
Reply detectado → stage pasa a 2. Contacto Iniciado. Como el owner rotó, el reply ya cae en su inbox. SLA 24hs.
$0 / contacto
12
Nurture rechazados
Lista separada Nurture — Scraping AR con newsletter mensual. Salida al dar reply, unsubscribe o cambio de empresa.
$0 / contacto
13
Reporting
Dashboard HubSpot + tab resumen en Google Sheet. KPIs diarios / semanales / mensuales del funnel completo.
$0 / contacto

Doble validación humana antes del envío

El proceso tiene dos checkpoints humanos dentro de la review semanal: la etapa 5 (validar la lista de contactos antes de gastar research) y la etapa 8 (validar el copy generado antes de salir al inbox del prospect). Ambas suman ~4 horas / semana para los 5 países. Todo lo demás corre solo: alertas, reintentos y escalación incluidas.

La regla que sostiene el sistema

Round robin de owners

Una regla crítica convierte al pipeline en algo escalable: cómo se distribuyen los leads entre ejecutivos sin pisar relaciones existentes.

Asignación por round robin

Tres reglas en cascada para evitar que dos ejecutivos escriban a dos personas de la misma empresa.

Empresa ya existe
y tiene owner
Asignar al contacto el mismo owner. No avanza la rotación.
Empresa ya existe
sin owner
Asignar rotación siguiente al contacto y a la empresa, para que futuros contactos del mismo dominio hereden.
Empresa nueva
Crear empresa con owner = rotación siguiente, asignar el mismo owner al contacto.
Volumen diario · setup oficial

15 contactos por ejecutivo por día, cada día hábil

El sourcing corre con cron de lunes a viernes a las 08:00 hora local. Cada día genera cantidad_ejecutivos × 15 contactos pending review. La cantidad se toma de HUBSPOT_ROTATION_{COUNTRY}_EMAILS en .env.

País Ejecutivos (incl. CM) Diario Semanal (5d) Mensual (4 sem)
Argentina5753751.500
México4603001.200
Perú4603001.200
Uruguay345225900
Chile345225900
Total 5 países192851.4255.700
El impacto

Por qué esto cambia las reglas

Tres números que resumen por qué este proyecto vale la pena, comparados con cualquier otra forma de generar contactos nuevos.

~95%automatizado
Trabajo humano mínimo
Solo ~4 horas de revisión por semana cubren los 5 países. El resto del proceso — búsqueda, investigación, redacción y envío — corre solo, todos los días.
5.700contactos / mes
A escala regional
Una vez en régimen pleno, llegamos a casi 6.000 empresas por mes en los 5 países. Sin contratar a nadie nuevo.
10×más barato
Costo bajo
Cuesta unos USD 1.000 por mes para los 5 países. Un vendedor dedicado a esta tarea costaría 10 veces más.
El para qué

¿Qué resuelve esto para Bigbox?

Hoy, los contactos comerciales nuevos vienen de varios lugares. Todos suman — pero ninguno es predecible ni escalable por sí solo.

Fuentes actuales de contactos
Web por ads
Volumen depende del presupuesto del mes
Newsletter
Conversión irregular mes a mes
Referrals
Imposible de planificar
Eventos
Concentrado en pocas fechas del año
Prospección manual
Depende del tiempo de cada ejecutivo
Sistema de prospección
Constante, predecible, escalable
Este sistema agrega la pieza que faltaba: un flujo constante de contactos nuevos cada semana, en cada país, en los rubros y cargos que más nos compran. El equipo comercial deja de depender de cuántos contactos entren por la web ese mes.